Інструкція з діловодства в закладі освіти
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор Ірина ВАСИЛЬЧЕНКО
09.09.2022 р.
Інструкція з діловодства
Михайлівського закладу загальної середньої освіти І-ІІІ ступенів
Лебединської міської ради Сумської області
І. Загальні положення
1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН України 25.06.2018 р. № 676, зареєстрованої в Мінюсті України 11.09.2018 р.
№ 1028/32480, листа-роз'яснення щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти від 03.10.2018 року №1/9-596, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від
01 липня 2020 р. № 144 з 2021-09-01).
2. Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Лебединському закладі загальної середньої освіти І-ІІІ ступенів № 3 Лебединської міської ради Сумської області та затверджується керівником закладу.
3. Діловодство в Михайлівському закладі загальної середньої освіти І-ІІІ ступенів (далі – закладу) здійснюється відповідальною особою, яка призначається керівником закладу.
4. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації».
5. У закладі діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
6. Строки зберігання документів, які створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня
2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами) (додаток 1).
ІІ. Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформації
1. Документування управлінської інформації закладу полягає у створенні документів, які спрямовані на виконання управлінських рішень.
2. Заклад здійснює документування управлінської інформації через накази, протоколи, інформаційно-аналітичні довідки, доповідні записки, листи, акти та ін. Назва виду документа відповідає назвам, передбаченим розділом 5 наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526 «Про затвердження національного класифікатора НК 010:2021 та скасування національного класифікатора ДК 010-98».
3. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування відповідають ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від
01 липня 2020 р. № 144 з 2021-09-01).
Вимоги до оформлення документів, які виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки, подано у додатку 2.
4. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, Статутом закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов'язків між керівником закладу та його заступниками тощо.
Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу, наведеним у додатку 3 до цієї Інструкції.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою
«М.П.».
5. Заклад засвідчує копії лише тих документів, які створюються в ньому, а також у випадках, передбачених абзацом другим цього пункту.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).
Відмітка «Копія» або «Витяг» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Копії наказів, інших документів засвідчує відповідальна особа за організацію діловодства у закладі.
Посадові особи закладу здійснюють погодження документів, які відносяться до їх компетенції.
Погодження документів здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України
22 червня 2015 року за № 736/27181 (із змінами).
Гриф погодження розміщують вище реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпису, власного імені і прізвища, дати погодження.
6. Затвердження управлінських документів здійснюється особисто керівником закладу відповідно до його повноважень або розпорядчим документом закладу із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.
Порядок затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.
ІІІ. Особливі вимоги до складання деяких видів документів
1. Наказ – розпорядчий документ, який видає керівник закладу загальної середньої освіти на правах та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів.
Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних, нагородження, преміювання, оплата праці, нарахування різних надбавок, нарахування доплат, нарахування матеріальної допомоги, всі види відпусток працівників з важкими і шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати), тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням), руху учнів підписуються керівником закладу, а за його відсутності – особою, яка виконує його обов'язки, та реєструються у відповідних журналах реєстрації наказів.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
Наказ оформлюється на бланку наказу закладу загальної середньої освіти. Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...»).
1) Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
2) У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу.
3) Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.
4) Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: «керівникам методичних об’єднань»,
«заступникам директора». При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.
Узагальнені назви або прізвища виконавців рішень подають у давальному відмінку.
Пропозиції, які містяться в наказі необхідно узгоджувати з раніше прийнятими рішеннями з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей.
5) Якщо наказом скасовується попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів:
«Визнати таким, що втратив чинність...».
Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу...» із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
«1. Внести до наказу керівника закладу від № __ «Про…» такі зміни: «…».
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
«1) пункт 2 викласти в такій редакції:...»;
«2) пункт 3 виключити»;
«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...».
Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:
«1. Внести до наказу керівника закладу від № __ «Про …» зміни, що додаються».
6) Останній пункт розпорядчої частини, у разі потреби, може містити рішення про покладення на посадову особу функцій контролю за виконанням наказу.
7) Наказ з кадрових питань (особового складу), руху учнів оформлюється у вигляді індивідуального або зведеного (у разі надання щорічної основної відпустки працівникам закладу, зарахування учнів до перших та переведення до наступних класів).
В індивідуальному наказі міститься інформація про одного працівника (здобувача освіти); у зведеному – про кількох.
8) Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про надання щорічних основних відпусток».
9. У тексті наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.
10. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо.
У розпорядчій частині наказу назва місяця записується прописом.
У зведених наказах, які стосуються кількох працівників, прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
11) У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
12) У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
13) Керівник закладу освіти підписує накази особисто, в межах своїх повноважень, визначених статутом закладу загальної середньої освіти, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені та прізвища.
За відсутності керівника, у разі його заміщення, наказ підписує особа, яка виконує його обов’язки. У такому разі обов’язково зазначаються власне ім’я та прізвище особи, яка підписала наказ, та додаються до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.».
Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи відповідно до Закону України № 1982-VIII від 23.03.2017 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними-особами підприємцями». Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
14) Під час ознайомлення з наказом вказаними в ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
Накази обов’язково доводяться до відома осіб, розпорядча частина яких стосується, або всього педагогічного колективу.
Під час ознайомлення з наказом вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення, прізвища та ініціалів та підпису.
15) Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка, наприклад:
накази з основної діяльності – № 2-ОД;
накази з кадрових питань тривалого зберігання – № 2-К;
накази з кадрових питань тимчасового зберігання – № 2-КТ;
накази з адміністративно-господарських питань – № 2-АГ;
накази з руху учнів – № 2-РУ.
16) Для оформлення наказів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт – розміром 12-14 друкарських пунктів; шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів.
17) Кількість наказів і періодичність їх видання визначає керівник закладу з урахуванням типу закладу, його потреб та специфіки діяльності.
18) Накази мають бути:
- науково-обґрунтованими;
- грамотними;
- законними;
- не суперечливими за замістом;
- своєчасними;
- чіткими, логічно послідовними, закінченими;
- конкретними.
Наказ доцільно писати короткими реченнями. Текст має бути точним, не допускати різних тлумачень. Кожна нова думка викладається з абзацу.
19. Книга реєстрації наказів.
Накази оформлюються у друкованому вигляді. Після підписання керівником, реєструються у журналах реєстрації наказів (додаток 5 ).
Записи в журналі реєстрації повинні відповідати наявним наказам.
2. Протокол – документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.
1) Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів можуть складатися в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.
2) У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.
3) Протокол обов’язково містить такі реквізити:
номер/індекс реєстрації;
дата й місце;
назва виду документа;
текст;
підписи.
4) Написання протоколу засідання педагогічної ради.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.
Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ – УХВАЛИЛИ»;
для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ –УХВАЛИЛИ».
Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.
У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.
Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.
Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу».
Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке включає складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який термін.
У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.
Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
Протокол оформляється не пізніше 5-ти робочих днів з моменту проведення засідання.
3. Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.
1) Бланки листа мають такі реквізити:
найменування засновника закладу;
повне найменування закладу відповідно до установчих документів;
довідкові дані про заклад (поштова адреса, номер телефону, електронна пошта тощо).
2) Реквізитами листа є: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз'яснюємо, що...».
Зазвичай у листі порушується одне питання.
4. Акт – документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово- господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.
1) Датою акта є дата його складення.
2) Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.
а) У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.
б) У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.
3) У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.
ІV. Реєстрація документів
1. Документи в закладі реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення.
2. Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах реєстрації необхідних відомостей про документ.
4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).
5. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
6. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі вхідної кореспонденції (додаток 6), ті, що відправляються, – у журналі вихідних документів (додаток 7), накази – у журналах реєстрації наказів (додаток 5).
Перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою, наведено у додатку 4 до цієї Інструкції.
7. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:
вхідні документи;
вихідні документи;
накази з основної діяльності;
накази руху учнів;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань тривалого зберігання;
накази з кадрових питань тимчасового зберігання;
внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);
бухгалтерські документи;
звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів.
8. Під час реєстрації документа надається позначення – порядковий номер.
V. Складання номенклатури справ
1. Номенклатура справ – обов'язковий для закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків
зберігання справ.
2. Номенклатура справ створюється з метою встановлення в закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3. Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання.
4. Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою (відповідальними особами) за організацію діловодства у закладі.
5. Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі – ЕК) закладу, яка створюється відповідно до законодавства.
6. Номенклатура справ щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується керівником закладу та вводиться в дію з 01 січня наступного року.
VI. Формування справ, зберігання документів
1. Формування справ – групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
2. Формування справ закладу здійснюється з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3. Накази з основної діяльності закладу, адміністративно-господарських, кадрових питань та руху учнів групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання.
4. Документи, затверджені наказом керівника закладу, є додатками до нього і групуються разом із цим розпорядчим документом.
5. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ – відповідь розміщується за документом-запитом.
6. Алфавітна книга учнів, журнали групи подовженого дня, обліку пропущених і замінених уроків, книги обліку та видачі свідоцтв і додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту, свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні» прошнуровуються, а сторінки нумеруються. На останній сторінці журналу робиться запис про кількість сторінок у журналі, яку підписує керівник закладу. Підпис керівника скріплюється печаткою закладу.
VII. Експертиза цінності документів
Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання
1. Експертиза цінності документів та порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання здійснюються на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
2. Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві закладу, утворюється ЕК закладу. Створення ЕК та організація її роботи здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» та наказу Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року
№ 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.
Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом керівника закладу. Головою ЕК призначається один із заступників керівника закладу, секретарем – особа, відповідальна за документи, які підлягають зберіганню та переданню в архів.
До складу ЕК закладу за їх згодою можуть входити представники органу вищого рівня (відповідного органу управління освітою), методичних центрів, професійних спілок, їх об'єднань.
3. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, які складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму.
Прийняття кожної справи здійснюється у присутності працівника, який передає документи.
4. У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів закладу, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.
5. Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів закладу, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:
постійного зберігання
тривалого (понад 10 років) зберігання;
з кадрових питань.
Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів.
6. Зведений опис справ постійного зберігання складається у трьох примірниках. Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в закладі як недоторканий, другий – є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.
Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання «до ліквідації закладу». Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в закладі як недоторканий, другий – є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.
7. Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:
накази керівника закладу з кадрових питань;
накази керівника закладу з руху учнів;
облікові документи;
списки учнів (алфавітна книга учнів);
журнали реєстрації наказів з кадрових питань;
особові справи працівників;
контракти, трудові договори;
документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
документи про проведення державної атестації;
книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про здобуття базової середньої освіти; свідоцтв та додатків до свідоцтв про здобуття повної загальної середньої освіти, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні»;
документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);
журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;
журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;
журнал реєстрації наказів з руху учнів;
незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).
8. Особові справи учнів вносяться до опису за роком закінчення закладу і систематизуються за прізвищами в алфавітному порядку.
9. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, розглядаються ЕК закладу одночасно.
10. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, затверджуються керівником закладу.
11. Керівник закладу зобов'язаний забезпечити збереження документів.
